I mitten av augusti förra året påbörjade landstinget i Sörmland en upphandling av certifiering av sitt miljöledningssystem. En certifiering innebär bland annat en bedömning av huruvida det egna systemet överensstämmer med miljöledningssystemet iso 14001 som syftar till att kontinuerligt minska en verksamhets totala miljöbelastning.
När anbuden från certifieringsbolagen började komma in reagerade projektgruppen med förvåning. Sju anbud lämnades in och det lägsta låg på 159 503 kronor. I det beräknade budgivaren att certifieringsrevisionen skulle ta sex dagar att genomföra. Det högsta anbudet låg däremot på 1 402 700 kronor och där beräknades revisionen ta 37 dagar. Övriga fem anbud låg spridda där emellan.
− Det är uppenbart att det är något som helt enkelt inte stämmer när vi får en sådan här extrem diskrepans mellan högsta och lägsta anbud, säger Johan Sundqvist som var miljöchef på landstinget när processen inleddes.
Under hösten bytte han jobb och blev miljöchef på Kungliga tekniska högskolan i Stockholm, men satt ändå kvar som konsult i den projektgrupp på landstinget som svarade för upphandlingens olika moment.
– Landstinget som upphandlande enhet kan dock inte ifrågasätta certifieringsbolagens arbetssätt, den rollen har inte vi, utan det är någonting som ligger på Swedac att kontrollera, säger Johan Sundqvist.
Swedac eller Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll är den statliga myndighet som – något förenklat – har i uppdrag att kontrollera dem som kontrollerar. Swedac har alltså ackrediterat de sju certifieringsföretagen och ska kontinuerligt följa upp hur de jobbar och hur de uppfyller de krav som finns.
För Landstinget Sörmlands del var det viktigt att Swedac informerades om problemet som uppstått. Efter att Johan Sundqvist och hans kollegor hade granskat de inkomna anbuden och till sist skrivit kontrakt med en av leverantörerna, BMG Trada Certifiering, valde man därför att skicka ett öppet brev till Swedacs generaldirektör. Landstinget ville inleda en dialog, eftersom man menade att någonting uppenbarligen inte har fungerat i Swedacs kontroll av certifieringsbolagen.
Man ville även lyfta frågan bredare, eftersom fler landsting ute i landet rimligen borde ha ställts inför liknande problem.
− Går man in i en sådan här process är den relativt kostsam, både utifrån att man betalar certifieringsbolaget och för att vi själva lägger ner tid och resurser på att det här verkligen ska bli bra. Då är det väldigt viktigt att ett certifikat är kvalitetssäkrat, säger Sundqvist.
– Men säg att ett landsting väljer företaget som bara behöver sex dagar medan ett annat väljer det som behöver 37 dagar. Har du två sådana landsting är det med största sannolikhet så att kvaliteten är betydligt högre hos det certifikat där du haft en noggrannare granskning.
Problemet här, ur ett upphandlingsperspektiv, är dock att kvalitetsdelen blir mer eller mindre satt ur spel, menar Sundqvist, eftersom det tio gånger högre priset på den noggrannare granskningen gör att den kandidaten i princip faller bort vid en viktning av de olika utvärderingskriterierna.
För Landstinget Sörmland innebar detta att företaget med lägst anbud var ett av tre företag som gick vidare och fick komma på intervju, trots att landstinget själva menade att deras certifieringsupplägg var gjort utifrån en ”orimlig tidsuppfattning”. Företaget med det högsta anbudet fick däremot inte komma på någon intervju.
Att det blev på detta sätt fick Det norske veritas (DNV) som gav det dyraste anbudet att också reagera. I början av december skickade företaget ett klagomål på konkurrenternas sätt att räkna dagar till Swedac.
Så, vad säger Swedac om saken?
När Miljöaktuellt ringer upp och pratar med ett antal olika handläggare framgår att myndigheten har tagit frågan på stort allvar. I mitten av januari skickade generaldirektören Hans-Eric Holmqvist ett svar till Landstinget Sörmland, där Swedac bjuder in till möte på kontoret i Stockholm för att diskutera ärendet.
I brevet till skriver Hans-Eric Holmqvist bland annat: ”Swedac granskar vid våra tillsyner att ackrediterade certifieringsorgan har rutiner som uppfyller kraven för mandagsberäkningar, samt att dessa i praktiken följs i lämnade offerter. Därför är vi nu angelägna att se varför resultatet av er upphandling gav så olika resultat.”
I brevet framgår dessutom att de frågor som väckts med anledning av landstingets upphandling är under utredning efter klagomålet från DNV.
Swedac har nu begärt in underlag från samtliga de berörda företagen för att kunna granska hur de räknat antalet dagar. Fortsättning följer med andra ord.
Du kan läsa utdrag av de berörda företagens svar i nummer 2 av Miljöaktuellt.
När anbuden från certifieringsbolagen började komma in reagerade projektgruppen med förvåning. Sju anbud lämnades in och det lägsta låg på 159 503 kronor. I det beräknade budgivaren att certifieringsrevisionen skulle ta sex dagar att genomföra. Det högsta anbudet låg däremot på 1 402 700 kronor och där beräknades revisionen ta 37 dagar. Övriga fem anbud låg spridda där emellan.
− Det är uppenbart att det är något som helt enkelt inte stämmer när vi får en sådan här extrem diskrepans mellan högsta och lägsta anbud, säger Johan Sundqvist som var miljöchef på landstinget när processen inleddes.
Under hösten bytte han jobb och blev miljöchef på Kungliga tekniska högskolan i Stockholm, men satt ändå kvar som konsult i den projektgrupp på landstinget som svarade för upphandlingens olika moment.
– Landstinget som upphandlande enhet kan dock inte ifrågasätta certifieringsbolagens arbetssätt, den rollen har inte vi, utan det är någonting som ligger på Swedac att kontrollera, säger Johan Sundqvist.
Swedac eller Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll är den statliga myndighet som – något förenklat – har i uppdrag att kontrollera dem som kontrollerar. Swedac har alltså ackrediterat de sju certifieringsföretagen och ska kontinuerligt följa upp hur de jobbar och hur de uppfyller de krav som finns.
För Landstinget Sörmlands del var det viktigt att Swedac informerades om problemet som uppstått. Efter att Johan Sundqvist och hans kollegor hade granskat de inkomna anbuden och till sist skrivit kontrakt med en av leverantörerna, BMG Trada Certifiering, valde man därför att skicka ett öppet brev till Swedacs generaldirektör. Landstinget ville inleda en dialog, eftersom man menade att någonting uppenbarligen inte har fungerat i Swedacs kontroll av certifieringsbolagen.
Man ville även lyfta frågan bredare, eftersom fler landsting ute i landet rimligen borde ha ställts inför liknande problem.
− Går man in i en sådan här process är den relativt kostsam, både utifrån att man betalar certifieringsbolaget och för att vi själva lägger ner tid och resurser på att det här verkligen ska bli bra. Då är det väldigt viktigt att ett certifikat är kvalitetssäkrat, säger Sundqvist.
– Men säg att ett landsting väljer företaget som bara behöver sex dagar medan ett annat väljer det som behöver 37 dagar. Har du två sådana landsting är det med största sannolikhet så att kvaliteten är betydligt högre hos det certifikat där du haft en noggrannare granskning.
Problemet här, ur ett upphandlingsperspektiv, är dock att kvalitetsdelen blir mer eller mindre satt ur spel, menar Sundqvist, eftersom det tio gånger högre priset på den noggrannare granskningen gör att den kandidaten i princip faller bort vid en viktning av de olika utvärderingskriterierna.
För Landstinget Sörmland innebar detta att företaget med lägst anbud var ett av tre företag som gick vidare och fick komma på intervju, trots att landstinget själva menade att deras certifieringsupplägg var gjort utifrån en ”orimlig tidsuppfattning”. Företaget med det högsta anbudet fick däremot inte komma på någon intervju.
Att det blev på detta sätt fick Det norske veritas (DNV) som gav det dyraste anbudet att också reagera. I början av december skickade företaget ett klagomål på konkurrenternas sätt att räkna dagar till Swedac.
Så, vad säger Swedac om saken?
När Miljöaktuellt ringer upp och pratar med ett antal olika handläggare framgår att myndigheten har tagit frågan på stort allvar. I mitten av januari skickade generaldirektören Hans-Eric Holmqvist ett svar till Landstinget Sörmland, där Swedac bjuder in till möte på kontoret i Stockholm för att diskutera ärendet.
I brevet till skriver Hans-Eric Holmqvist bland annat: ”Swedac granskar vid våra tillsyner att ackrediterade certifieringsorgan har rutiner som uppfyller kraven för mandagsberäkningar, samt att dessa i praktiken följs i lämnade offerter. Därför är vi nu angelägna att se varför resultatet av er upphandling gav så olika resultat.”
I brevet framgår dessutom att de frågor som väckts med anledning av landstingets upphandling är under utredning efter klagomålet från DNV.
Swedac har nu begärt in underlag från samtliga de berörda företagen för att kunna granska hur de räknat antalet dagar. Fortsättning följer med andra ord.
Du kan läsa utdrag av de berörda företagens svar i nummer 2 av Miljöaktuellt.
