Av
En förkortad version av upphandlingsskolans andra kapitel publicerades i Miljöaktuellt nummer två. Här kommer den fullständiga versionen.
1. Ledningsbeslut
Det är viktigt att ha stöd uppifrån, alltifrån den politiska ledningen till den enskilda chefen.
– Finns det inte inarbetat som ett viktigt område kan det bli svårt för en enskild tjänsteman att lägga ner tid på miljöanpassad upphandling, säger Charlotta Frenander på Miljöstyrningsrådet, som har regeringens uppdrag att knuffa på i arbetet med miljöanpassad upphandling.
Ledningen måste ställa upp tydliga mål för upphandlingen. Målformuleringen kan dock variera beroende på resurser och mognadsgrad.
– En del kommuner har specifika beslut långt ner i organisationen, andra har endast en allmän policy om att man ska ställa miljökrav i upphandlingar och ingenting mer, säger Charlotta Frenander.
2. Organisation
Det är viktigt att ha personer i upphandlingsorganisationen som har ett tydligt uppdrag att ansvara för just miljöanpassad upphandling.
– Bara några få kommuner och regioner har en särskild samordnare för miljöanpassad upphandling. I andra fall ligger ansvaret hos den enskilda upphandlaren. Det viktiga är då att upphandlingschefen, inköpschefen, förvaltningschefen eller vad det nu är förstår att det är viktigt med miljöanpassad upphandling, och inte ser det som ett problem, säger Charlotta Frenander.
3. Budget
Det bör finnas en budget för arbetstid, kompetensutveckling och eventuell konsulthjälp som kan behövas. En annan sida av budgetarbetet handlar om att göra en budget för det som ska upphandlas. Hur mycket kan man spara eller hur mycket måste investeras genom att köpa miljöanpassat?
4. Kompetens
Någon massutbildning är inte nödvändig för att komma igång. Men det är viktigt att upphandlarna får den hjälp de behöver, dels genom utbildningar (se faktaruta) och dels genom nätverk. Genom att gå med i Miljöstyrningsrådets kriteriegrupper och gå på konferenser och seminarier kan man skaffa sig ett nätverk för upphandlingsarbetet.
5. Verktyg
Som ensam upphandlare i en liten organisation kan det vara svårt att ställa upp miljökriterier för en vara eller tjänst och veta att de lever upp till upphandlingslagens krav och branschens förmåga. Färdiga kriterier inom olika områden finns att ladda ned på Miljöstyrningsrådets hemsida. På hemsidan finns även vägledningar om bland annat lagstiftning och rättspraxis, uppföljning och vilka typer av verifikationer man kan begära in för att granska leverantörer och mycket annat.
6. Utvärdering
När anbud utvärderas enligt modellen ”det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet” måste olika kriterier, till exempel pris, kvalitet och miljö, viktas enligt Lagen om offentlig upphandling.
Hur tungt de olika delarna ska väga har organisationen beslutat på förhand. Om miljöhänsyn ska få genomslag krävs det en hög viktning för miljökriterierna.
Men det mest effektiva kan enligt Miljöstyrningsrådet ofta vara att göra miljökraven till tekniska specifikationer som måste efterlevas, till exempel att bilarna ska vara miljöbilar. Därefter kan exempelvis låg bränsleförbrukning komma in som utvärderingskriterium. För vitvaror kan man till exempel ställa som tekniskt krav en viss energiklass, och därefter utvärdera med avseende på den faktiska energiförbrukningen.
7. Avrop
Avrop kallas det när en verksamhet eller enhet beställer en vara eller tjänst som har upphandlats centralt genom ramavtal.
– Det viktigaste är att verksamheterna verkligen följer avtalet och köper in de upphandlade produkterna. Det är ett problem att många kommuner, landsting och statliga organisationer gör inköp utanför avtalen. Vill man att den miljöanpassade upphandlingen ska göra skillnad måste man säkerställa att man har en bra styrning av inköpen, säger Charlotta Frenander.
8. Uppföljning
Att produkten eller tjänsten är upphandlad och kontraktet rullar betyder inte att arbetet är över. Tvärtom. Det är mycket viktigt att kontrollera att den där skolskjutsen verkligen kör med de bilar som utlovats, att produkten verkligen verkligen har de utlovade miljöegenskaperna etc. Att begära in olika handlingar, göra leverantörsbesök eller låta göra oberoende revisioner är vanliga metoder för att kontrollera att leverantören håller löftena. Rättsliga tvister är ovanliga, sker avvikelser löser man vanligen situationen med dialog och rättelse. Men ett kontrakt bör innehålla möjligheter till sanktioner såsom prisavdrag, viten eller i allvarliga fall även hävning av avtal.
– Uppföljning är viktigt. Det bygger upp en trovärdighet och det säkerställer att man får det man betalar för. Det är i sin tur viktigt för att visa att man behandlar leverantörer lika, vilket också framgår av en dom från EG-domstolen, säger Charlotta Frenander på Miljöstyrningsrådet.
Det behövs också en intern revision för att se om verksamheterna är nöjda med produkten eller tjänsten. Är den opraktisk, eller hade det varit möjligt att ställa hårdare krav? Och så det roligaste förstås: Nådde man miljömålen? Överträffades de till och med?
Läs mer:
I faktarutan härintill kan du läsa om lagstiftningen och utbildningar.
Se även Miljöaktuellts temasida om grön upphandling: www.miljoaktuellt.se/upphandling
1. Ledningsbeslut
Det är viktigt att ha stöd uppifrån, alltifrån den politiska ledningen till den enskilda chefen.
– Finns det inte inarbetat som ett viktigt område kan det bli svårt för en enskild tjänsteman att lägga ner tid på miljöanpassad upphandling, säger Charlotta Frenander på Miljöstyrningsrådet, som har regeringens uppdrag att knuffa på i arbetet med miljöanpassad upphandling.
Ledningen måste ställa upp tydliga mål för upphandlingen. Målformuleringen kan dock variera beroende på resurser och mognadsgrad.
– En del kommuner har specifika beslut långt ner i organisationen, andra har endast en allmän policy om att man ska ställa miljökrav i upphandlingar och ingenting mer, säger Charlotta Frenander.
2. Organisation
Det är viktigt att ha personer i upphandlingsorganisationen som har ett tydligt uppdrag att ansvara för just miljöanpassad upphandling.
– Bara några få kommuner och regioner har en särskild samordnare för miljöanpassad upphandling. I andra fall ligger ansvaret hos den enskilda upphandlaren. Det viktiga är då att upphandlingschefen, inköpschefen, förvaltningschefen eller vad det nu är förstår att det är viktigt med miljöanpassad upphandling, och inte ser det som ett problem, säger Charlotta Frenander.
3. Budget
Det bör finnas en budget för arbetstid, kompetensutveckling och eventuell konsulthjälp som kan behövas. En annan sida av budgetarbetet handlar om att göra en budget för det som ska upphandlas. Hur mycket kan man spara eller hur mycket måste investeras genom att köpa miljöanpassat?
4. Kompetens
Någon massutbildning är inte nödvändig för att komma igång. Men det är viktigt att upphandlarna får den hjälp de behöver, dels genom utbildningar (se faktaruta) och dels genom nätverk. Genom att gå med i Miljöstyrningsrådets kriteriegrupper och gå på konferenser och seminarier kan man skaffa sig ett nätverk för upphandlingsarbetet.
5. Verktyg
Som ensam upphandlare i en liten organisation kan det vara svårt att ställa upp miljökriterier för en vara eller tjänst och veta att de lever upp till upphandlingslagens krav och branschens förmåga. Färdiga kriterier inom olika områden finns att ladda ned på Miljöstyrningsrådets hemsida. På hemsidan finns även vägledningar om bland annat lagstiftning och rättspraxis, uppföljning och vilka typer av verifikationer man kan begära in för att granska leverantörer och mycket annat.
6. Utvärdering
När anbud utvärderas enligt modellen ”det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet” måste olika kriterier, till exempel pris, kvalitet och miljö, viktas enligt Lagen om offentlig upphandling.
Hur tungt de olika delarna ska väga har organisationen beslutat på förhand. Om miljöhänsyn ska få genomslag krävs det en hög viktning för miljökriterierna.
Men det mest effektiva kan enligt Miljöstyrningsrådet ofta vara att göra miljökraven till tekniska specifikationer som måste efterlevas, till exempel att bilarna ska vara miljöbilar. Därefter kan exempelvis låg bränsleförbrukning komma in som utvärderingskriterium. För vitvaror kan man till exempel ställa som tekniskt krav en viss energiklass, och därefter utvärdera med avseende på den faktiska energiförbrukningen.
7. Avrop
Avrop kallas det när en verksamhet eller enhet beställer en vara eller tjänst som har upphandlats centralt genom ramavtal.
– Det viktigaste är att verksamheterna verkligen följer avtalet och köper in de upphandlade produkterna. Det är ett problem att många kommuner, landsting och statliga organisationer gör inköp utanför avtalen. Vill man att den miljöanpassade upphandlingen ska göra skillnad måste man säkerställa att man har en bra styrning av inköpen, säger Charlotta Frenander.
8. Uppföljning
Att produkten eller tjänsten är upphandlad och kontraktet rullar betyder inte att arbetet är över. Tvärtom. Det är mycket viktigt att kontrollera att den där skolskjutsen verkligen kör med de bilar som utlovats, att produkten verkligen verkligen har de utlovade miljöegenskaperna etc. Att begära in olika handlingar, göra leverantörsbesök eller låta göra oberoende revisioner är vanliga metoder för att kontrollera att leverantören håller löftena. Rättsliga tvister är ovanliga, sker avvikelser löser man vanligen situationen med dialog och rättelse. Men ett kontrakt bör innehålla möjligheter till sanktioner såsom prisavdrag, viten eller i allvarliga fall även hävning av avtal.
– Uppföljning är viktigt. Det bygger upp en trovärdighet och det säkerställer att man får det man betalar för. Det är i sin tur viktigt för att visa att man behandlar leverantörer lika, vilket också framgår av en dom från EG-domstolen, säger Charlotta Frenander på Miljöstyrningsrådet.
Det behövs också en intern revision för att se om verksamheterna är nöjda med produkten eller tjänsten. Är den opraktisk, eller hade det varit möjligt att ställa hårdare krav? Och så det roligaste förstås: Nådde man miljömålen? Överträffades de till och med?
Läs mer:
I faktarutan härintill kan du läsa om lagstiftningen och utbildningar.
Se även Miljöaktuellts temasida om grön upphandling: www.miljoaktuellt.se/upphandling
